1. 참석자 모두가 함께 작성해라.
회의록을 어떻게 함께 작성하는지 이해가 안가시죠? (빔프로젝터 등을 이용해서) 다 같이 보면서 회의를 진행하는 것입니다.
모두가 보는 가운데 회의록을 작성한다고 생각해 보세요. 내가 발언한 내용이 잘못 기록되고 있다면 즉시 수정을 요청할 수 있습니다. 그러니 회의록내용이 잘못될 가능성이 적어지겠죠.
2. 회의록은 회의 시간에 완성하라.
회의시간 내에 회의록 작성을 마치고, 정리시간은 최소화해야 합니다.
회의만으로도 업무의 40%정도를 소모하는데… 그 이상을 회의록을 정리하는데 쓴 다는 것은 회사로써는 큰 손실일 것입니다.
3. 템플릿을 이용해라.
제대로 된 템플릿을 사용하면, 실수로 놓치는 부분 없이 필요한 정보를 빠짐없이 채울 수 있습니다. 회의록을 누가 작성했느냐에 따라서 수준차이가 나기 마련인데 템플릿을 적용시키면 이러한 수준 차이를 최소화 시킬 수 있습니다.
4. 결정사항을 명확히 나타내라.
깔끔하게 요약 정리된 회의록을 작성하는 것도 중요하지만,
정말 중요한 것은 결정사항을 명확히 나타내고, 나머지는 좀 거칠더라도 있는 그대로 공유하는 편이 바람직 합니다. 너무 꾸며대지 않는 것이 신뢰를 얻는 측면에서도 더 좋습니다.
5. 이전 회의의 결정사항 이행여부를 미리 체크하라.
이전 회의에서 결정된 업무와 완료기한을 업무 담당자와 미리 확인하고 회의를 시작해야 합니다. 이렇게 하면 회의 시간 중에 별도로 확인하는 시간을 크게 단축 할 수 있습니다.
6. 가능한 부분은 미리 작성해라.
회의 시작 전에 참석인원, 장소, 시간, 주제 같은 기본적인 내용은 채워놓고 회의를 시작해야 합니다. 회의의 주제에 맞는 가설까지 미리 적어둔다면 최소한 5분 이상을 확보하는 것과 마찬가지 효과를 가질 것입니다.
7. 보고성 회의는 미리 배포해서 읽고 참석하게 하라.
정기 보고나 점검을 위한 회의는 내용이 사전에 배포가 되어서 참석자들은 모두 읽어 본 상태로 참석해야 합니다. 다 같이 모인 후에는, 특이사항의 점검이나 서면으로 하기 어려웠던 질문과 답변 등을 진행하면 시간을 효율적으로 활용할 수 있습니다.
8. 회의록 배포는 리더(팀장)가 해라.
여러분 회의록에도 직급이 있다는 것을 알고 계신가요?
사원이 배포하는 회의록의 직급은 사원이고, 차장이 배포하는 회의록의 직급은 차장이 됩니다. 직급이 낮은 직원이 회의록을 배포하게 되면, 그 회의록의 영향력은 낮게되고 잘 읽히지 않으리라는 것을 우리는 예측할 수 있습니다.
회의록이 본연의 의미를 가지기 위해서는 업무의 책임자이고 회의의 주관자인 리더가 책임지고 재점검한 후에 배포해야 합니다.
9. 빨리 배포해라.
회의가 끝난 후에는 가능한 빠르게 관련자들에게 배포합니다. 고객과의 미팅이나 다른 업무 때문에 회의에 참석 할 수 없었던 관련자들에게도 배포해서, 그 회의에서 어떤 논의가 있었는지 확인할 수 있도록 합니다.
이론적으로는 1시간 이내에 배포하는 것이 좋겠지만, 실제로는 그날 업무시간 내에만 배포를 한다고 해도 아주 잘 한 것입니다.
10. 회의록을 업무 별로 관리해라.
업무의 진행 내용은 대부분 회의록을 통해 확인이 가능합니다. 업무별로 회의 진행 내용을 제대로 기록하고 모아 놓으면, 세상에 둘도 없는 소중한 업무의 진행자료가 됩니다. 심지어 업무 시 발생한 모든 이슈 사항도 회의록으로 관리하면 대단히 효과적입니다.
By JD 비즈니스컨설팅그룹 대표 정찬우
ideachung@gmail.com www.jdbz.kr